Berita dan Info Bisnes ICT

Bagaimana Stampede Design Beroperasi dengan Pejabat Maya dan Pekerja Jarak Jauh

,
4.47K 0

Artikel asal adalah tulisan Zana Fauzi, Culture Manager di Stampede Design di blog mereka. Ini adalah olahan semula dalam Bahasa Melayu untuk bacaan pembaca Otakit. Stampede Design adalah sebuah syarikat agensi web dengan klien dari seluruh dunia, pekerja dari pelbagai negara dan berpusat di Langkawi, Kedah, Malaysia, dan beroperasi secara remote working.


Kami sering diajukan soalan bagaimana syarikat kami yang terdiri daripada 8 orang boleh bekerja secara jarak jauh dari tempat dan zon masa yang berbeza.

Memang banyak syarikat dalam industri teknologi yang sering membincangkan mengenai kelebihan bekerja secara jarak jauh, namun Stampede telah pun beroperasi sebegini sejak 10 tahun yang lalu. Sesebuah syarikat mungkin dianggap berani apabila membenarkan keadaan yang mana pengurus tidak boleh memantau pekerja mereka secara fizikal.

Kami pun tidaklah menganggap ini adalah satu keputusan yang terbaik kami — sehinggalah kini.

Sejak 10 tahun dulu, kami telah merekrut beberapa individu yang hebat daripada seluruh Malaysia dan beberapa negara lain. Banyak syarikat risau tentang kemahiran dan jumlah sumber manusia di Malaysia ini yang mungkin tidak mencukupi, tapi tidak kami kerana kami menggaji mereka bukan sahaja dari Malaysia, malah di peringkat antarabangsa juga. Tambahan pula, kami membenarkan pekerja untuk melancong sambil bekerja (atau bekerja sambil melancong) yang membenarkan mereka untuk bekerja dari mana-mana sahaja di dunia. Polisi ini juga menjadi satu pengalaman yang hebat buat kami dan telah membuka mata kami sendiri kepada pelbagai kemungkinan dalam pengurusan pejabat dan perniagaan.

Mana-mana sahaja boleh berjumpa sekiranya perlu

Mana-mana sahaja boleh berjumpa sekiranya perlu

Atas semangat perkongsian, kami telah memutuskan untuk memulakan siri Kerja Jarak Jauh untuk menjawab beberapa persoalan mengenai bagaimana kami menjayakannya. Daripada menetapkan artikel ini sebagai garis panduan mengenai bagaimana untuk menggerakkan pasukan anda dari jauh, kami menganggap usaha ini sebagai satu sesi perkongsian berkenaan perkara yang telah kami pelajari tentang kerja secara berjauhan sejak sepuluh tahun yang lalu.

Bagaimana Ia Bermula

Stampede bermula dengan hanya 2 individu, Shaza dan Dov. Dari semasa ke semasa, kami berjaya menarik klien daripada Belanda, Amerika Syarikat, United Kingdom, Sepanyol, Kanada dan Rusia. Kebanyakan mereka masih bersama kami sehingga hari ini, yang menjadi penanda aras bagi kerjasama selama 10 tahun bersama-sama Stampede. Pada mulanya sebahagian mereka hanya terlibat dengan rekabentuk sahaja, tetapi tidak lama selepas kesemua mereka menawarkan kami kerja-kerja berkaitan HTML/CSS.

Keputusan untuk mengupah pekerja dari kalangan mereka yang mempunyai pemikiran seperti kami bermula apabila bebanan kerja-kerja Dov dan Shaza semakin meningkat. Shaza dan Dov boleh menolak projek-projek baru pada masa tersebut, tetapi ianya adalah projek-projek yang memberi peluang untuk mempelajari perkara baru dalam industri web dan perniagaan. Projek-projek yang menarik dan klien-klien yang hebat membuatkan kami berasa rugi sekiranya projek-projek itu dilepaskan begitu sahaja. Sekiranya itu keputusannya, pastinya kami telah melepaskan peluang untuk mempelajari sesuatu yang baru bagi memperbaiki diri ke arah yang lebih baik.

Sebenarnya Dov dan Shaza amat selesa dengan pada kehidupan di Langkawi. Namun mereka sedar bahawa kemahiran berkaitan pembangunan web (web developer) amat terhad di pulau kecil itu. Ini menjadikan mencari pekerja sesuatu yang amat sukar. Seperti dibincangkan ramai, mereka ragu-ragu dan curiga tentang keberkesanan dengan pendekatan bekerja jarak jauh,  kerana memikirkan yang ia sukar untuk dilaksanakan.

Akan tetapi, masanya adalah tepat pada waktu itu kerana sekitar 2005-2006, pembangunan web telah memasuki tempoh peralihan di Malaysia. Ramai golongan muda yang sangat menyukai Internet tetapi mereka tidak tahu potensi mereka dalam skala yang lebih besar. Dalam mencari pekerja, rata-rata yang kami kenali, ada yang telah mendapat pekerjaan yang membosankan, manakala yang lain sedang menghadapi fasa terakhir pengajian mereka. Hanya sebilangan saja yang berani untuk mencuba tugas/jawatan tersebut.

shaza5Iklan kerja yang pertama telah mendapat sambutan yang amat menggalakkan. Ada beberapa orang yang mencuba dan kami akhirnya mengambil pemaju front end kami yang pertama iaitu Renee Chung memandangkan beliau bersifat rendah diri mengakui yang pengetahuannya masih cetek, namun terbuka untuk mempelajari perkara-perkara yang baru. Antara lain yang membuatkan Renee sebagai pilihan adalah kerana pernah melaksanakan beberapa tugasan secara freelance sebelum itu. Bekerja secara jarak jauh, walaupun tidak secara formal, bukanlah sesuatu yang asing baginya dan beliau mampu untuk bekerja dibawah pengawasan yang minimum.

Sshaza1ejak itu, kami juga menerima permohonan daripada siswazah yang baru tamat pengajian. Ramai di antara mereka langsung tidak mengetahui yang kami adalah syarikat jarak jauh. Shaiful contohnya, amat tertarik sehingga menolak tawaran kerja daripada Shell dan telah bersama kami selama 8 tahun.

Lebih 10 tahun lamanya, kami telah menggaji dan, sayangnya ada juga melepaskan beberapa individu yang hebat yang pernah bersama-sama kami. Kami faham bahawa kerja secara berjauhan ini bukan untuk semua orang. Tetapi mereka yang pernah bersama-sama dengan kami telah banyak menyumbang dalam usaha kami untuk membina dan menguruskan sebuah pasukan jarak jauh.

Resipi untuk Melaksanakan Susun Atur Kerja Jarak Jauh yang Berjaya

Bahan-bahan dan ramuan adalah yang terpenting dalam sesebuah resipi. Namun dalam kes ini, inilah ramuan yang terpenting : Bersedia untuk berubah, mengolah dan menambah-baik untuk disesuaikan dengan keperluan perniagaan dan pasukan.

Selama sejarah penubuhan Stampede Studio, kami telah banyak belajar tentang membina pasukan jarak jauh, dan ini kami kongsikan empat elemen asas dalam melaksanakan pelan kerja jarak jauh yang berjaya: Teknologi, Pasukan, Perkakasan dan Proses.

1 – Teknologi

Teknologi mudah alih membolehkan pekerja jarak jauh melakukan apa-apa/ segala-galanya seperti mana boleh dilakukan oleh pekerja yang bekerja dalam pejabat yang sama, namun bebas daripada cubicles dan gangguan. Sebelum kita pergi kepada elemen yang lain, teknologi adalah perkara paling asas yang diperlukan untuk menjalankan kerja dan memastikan talian komunikasi sentiasa terbuka dengan seluruh pasukan. Ia mungkin sesuatu yang jelas, tetapi kami sering menekankannya betapa pentingnya hal ini kepada pekerja-pekerja baru sebelum mereka menyertai kami.

Internet

Kita semua maklum bahawa internet sememangnya merupakan pendorong kepada kerja-kerja jarak jauh. Sebenarnya, pertumbuhan pesat dalam sektor pekerjaan jarak jauh dalam dekad yang lalu boleh dikaitkan secara langsung dengan pertumbuhan dalam ketersediaan internet jalur lebar rumah dan kematangan perkhidmatan dan aplikasi dalam talian.

Web menyediakan pelbagai teknologi yang membolehkan dan memudahkan bekerja jauh daripada pejabat: e-mel, mesej segera, persidangan video, perkongsian fail dan sebagainya.

Oleh itu, jelas bahawa Internet perlu pantas dan boleh diharapkan bagi mengelakkan sebarang gangguan apabila kita bekerja dari jauh.

Sebuah Komputer

Satu lagi keperluan yang sangat jelas: ahli pasukan perlu mempunyai sebuah komputer sebaik mungkin untuk memenuhi keperluan mereka dalam pasukan. Pereka terutamanya, memerlukan komputer meja yang kuat dengan pemproses yang sangat baik, SSDs, RAM yang mencukupi dan monitor yang baik supaya dapat menyokong jumlah reka bentuk interface yang perlu disiapkan dalam masa yang diberikan. Begitu juga dengan pengaturcara dan pemaju front end.

Walaupun majoriti kerja akan dilakukan pada komputer meja atau riba, ahli-ahli pasukan perlu bersedia dengan peranti mudah alih yang lain seperti telefon pintar dan tablet untuk kerja yang segera di mana sahaja – dan juga menjalankan semakan dalaman untuk reka bentuk responsif.

2 – Pasukan

Susun atur kerja jarak jauh tidak akan berjaya tanpa sebuah pasukan yang hebat. Seperti yang dinyatakan sebelum ini, pekerjaan jarak jauh mungkin bukan sesuatu yang serasi dengan sesiapa sahaja. Oleh itu, adalah penting untuk membangunkan sebuah pasukan yang anggotanya mampu berfungsi dalam susun atur jarak jauh. Berikut adalah apa yang telah kami pelajari:

Ambil pekerja yang berdikari dan berdisiplin

Dalam sebuah pasukan, pengurus sentiasa boleh memantau perkembangan setiap ahli kumpulan. Jauh daripada pengawasan pengurus, dari mata berlegar pengurus, pekerja dalam persekitaran kerja jarak jauh ini perlu tahu apa yang perlu dilakukan, apabila mereka diberi latihan yang betul, arahan yang jelas dan petunjuk. Maka tidak perlulah untuk memeriksa mereka setiap jam dalam sehari kerana mereka mampu menguruskannya sendiri.

Ambil pekerja yang anda boleh percayai, dan percayakan pekerja yang anda ambil.

Hampir mustahil untuk bekerja dengan seseorang yang anda tidak percaya, walaupun dalam susun atur kerja yang fizikal, apatah lagi jarak jauh. Mungkin kita nak mengambil tahu apa yang ahli pasukan lakukan atau adakah mereka sebenarnya bekerja – mulakan proses dengan betul iaitu mengambil hanya orang yang anda boleh percaya, dan memberikan kepercayaan terhadap orang yang anda telah ambil.

Mengambil orang yang boleh menulis, atau melatih anggota pasukan untuk menulis dengan lebih baik

Kebiasaannya, di pejabat fizikal, banyak komunikasi boleh dilakukan secara bersemuka. Walau bagaimanapun, dalam situasi jarak jauh, banyak komunikasi akan berlangsung secara bertulis – e-mel, Slack, Skype dan lain-lain. Salah faham boleh berlaku dengan mudah apabila anda tidak boleh menyampaikan maklumat anda dengan penulisan yang betull. Itulah sebabnya, ahli-ahli pasukan perlu mampu untuk menulis dengan betul – dan jika terdapat sedikit kelemahan di situ, anda perlulah melatih mereka.

Mengambil Tahu Keadaan Pasukan

Tempat kerja yang berjauhan pastinya kurang elemen sosial berbanding yang fizikal. Pekerja akan mudah menjadi sunyi apabila tiada rakan sekerja untuk berinteraksi. Walaupun mengambil mereka yang mampu untuk bekerja tanpa tempat kerja sosial itu penting, namun ada kalanya cabin fever boleh berlaku apabila kita bekerja jauh daripada persekitaran sosial. Awasi perkembangan ahli pasukan, dan jika perlu, carilah jalan untuk membantu mereka untuk mengatasi masalah ini.

shaza7

3 – Perisian

Dalam situasi pejabat yang biasa, anda pasti dapat mengumpulkan semua kakitangan untuk mesyuarat tergempar sekiranya terdapat apa-apa keperluan. Namun dalam susun atur kerja yang berjauhan, kami menggunakan komunikasi digital sebanyak mungkin untuk menguruskan pasukan kami. Lebih-lebih lagi, pada masa kini terdapat banyak peralatan online bagi memudahkan kami berbuat demikian.

Berikut merupakan peralatan yang kami gunakan setiap hari untuk menguruskan pasukan kami.

Slack

stampede-slackSlack adalah pejabat maya kami. Di sinilah tempat kami mendaftar masuk dan keluar kerja. Di sinilah juga tempat kami berbincang tentang kerja, bermain Diablo, berkomunikasi semasa penilaian dalaman, memuji satu sama lain untuk hasil kerja yang baik, menyusun-atur rancangan untuk berjumpa dan macam-macam lagi.

Oleh kerana kami sangat sukakan penyusunan, kami bercadang untuk mencipta pelbagai saluran untuk kerja dan hiburan. Untuk bahagian kerja, kami mempunyai saluran seperti #design, #code, #content, #UX, #readinglist dan mengikut projek-projek yang sedang kami uruskan. Untuk hiburan pula, kami mempunyai saluran-saluran seperti #diablo, #gym-buddies, #ideas and also #random, iaitu tempat kami kongsikan lawak tentang kucing, trailer filem yang terbaru, trivia hari ini dan beberapa berita teknologi antara lainnya.

Basecamp

stampede-basecamp2-projectsBasecamp adalah medium pengurusan projek kami yang utama, yang telah kami gunakan semenjak hari pertama lagi. Kami berhasrat untuk terus mengekalkan Basecamp 2 dan tidak akan naik ke Basecamp 3 kerana kami rasa versi kedua ini lebih sesuai dengan pasukan dan perniagaan kami.

Di sinilah tempat kami menyimpan segala projek-projek kami – dalam dan luaran. Untuk projek-projek luaran, yang membabitkan klien, kami akan melibatkan klien tersebut dalam komunikasi. Selain daripada to-do list (kami suka!), nota, mesej dan kemampuan untuk membuat pengkategorian antara pasukan dan klien, Basecamp 2 juga sangat berguna untuk berkomunikasi antara pasukan-pasukan dalam penilaian dalaman. Kami rasa setakat ini belum ada lagi platform yang dapat menandingi Basecamp 2.

ResourceGuru

stampede-ResourceGuru-screenshot1Selepas beberapa tahun bekerja secara berasingan, kami rasa kami memerlukan pandangan yang menyeluruh terhadap beban kerja setiap orang. Walaupun Basecamp mempunyai fungsi kalendar, tetapi ia tidak mempunyai pilihan untuk memperuntukkan jam bekerja setiap orang dan jumlah jam yang tersedia setiap hari untuk semua orang. Jadi kami mencari sebuat platform yang mempunyai elemen tersebut.

Memperkenalkan ResourceGuru, yang disyorkan kepada saya oleh Brett Harned selepas saya bertanyakan di Twitter. Hebat sungguh internet!

Bitbucket

Untuk pengaturcara, kami daftarkan mereka di Bitbucket, sebuah sistem untuk menguruskan penyimpanan version control.

Memandangkan kami bekerja dengan ramai klien dan beribu kod-kod untuk setiap projek, Bitbucket membantu pengurusan kod yang berubah mengikut masa. Ia membenarkan versi projek yang lepas untuk disimpan kalau-kalau ada perubahan yang baru. Ia juga mempunyai ciri-ciri lain dan selalunya agak kompleks tetapi secara ringkasnya anda boleh menganggap ia sebagai cara untuk menyimpan kod dan dikongsikan diantara ahli pasukan yang berbeza.

Google Apps

Kami menggunakan Gmail sebagai pemilik e-mel kami dan kami juga menggunakan Google Apps. Dengan produk yang pelbagai, kami mampu untuk mencipta spreadsheets, tulisan dan slaid pembentangan dan berkongsi fail dengan seluruh pasukan dengan memaklumkan mereka melalui e-mel. Kami juga boleh berkongsi pautan dengan mereka yang berada diluar pasukan, dengan pilihan untuk samada melihat, mengolah atau kedua-duanya.

Jadi selain daripada menggeledah fail-fail untuk mencari dokumen, kami cuma perlu menaip kata kunci di dalam Google Drive dan menjumpai dokumen kami dengan mudah.

Peralatan lain

  • Dropbox: Penyimpanan fail berpusat. Kami tidak tahu bagaimana kami boleh hidup tanpa Dropbox.
  • DoneDone: Perkhidmatan mengesan (tracking) terutamanya untuk projek-projek penyelenggaraan.
  • LastPass Enterprise: Menyimpan semua kata laluan bagi perkhidmatan dan laman web kami.
  • Toggl: Pengesan masa dan timesheet pekerja
  • Bonus.ly: Sistem untuk menguruskan pemberian ganjaran kepada pekerja.

shaza3

4 – Proses

Bukan sekadar proses, kami akan menerangkan tentang bagaimana kami bekerja dan apa yang kami pelajari daripada pengalaman selama bertahun-tahun menguruskan pasukan yang bekerja secara berasingan. Proses merupakan elemen yang baik untuk memastikan pasukan sentiasa tersusun. Mereka biasanya akan berubah jadi kami akan membuat perubahan kepada pros — Maksud saya, cara kami bekerja — bagi disesuaikan dengan pasukan kami.

Senarai semak

Senarai untuk onboarding di Basecamp kami.

Senarai untuk onboarding di Basecamp kami.

Kami ada senarai untuk segalanya – onboarding, penilaian dalaman, penilaian klien (kami juga melatih klien untuk melakukannya juga supaya mereka lebih mudah untuk mengesan), idea dan banyak lagi. Terima kasih kepad aBasecamp 2, ia memudahkan proses untuk menyenaraikan dan menyimpan sebanyak mungkin idea dan proses, jadi apa yang kami fikirkan akan sentiasa tertulis.

Automasi

Bila-bila saja, kami automasikan pelbagai perkara. Selain menjimatkan masa, ia juga dapat menjimatkan kos kerana kami dapat mengekalkan saiz pasukan yang kecil tanpa perlu mengambil orang lain untuk melakukan pelbagai tugasan. Ia juga membolehkan ahli pasukan untuk lebih fokus kepada kerja mereka memandangkan kami tidak perlu untuk menghadiri mesyuarat setiap masa atau membaiki talian kod yang dapat dilakukan di mana-mana sahaja.

Budaya Tanggungjawab

Dengan mengambil keputusan untuk mengekalkan pasukan yang kecil dan memfokuskan kepada projek-projek yang bernilai, kami memutuskan untuk melantik ketua pasukan untuk setiap projek. Dengan cara ini, ketua pasukan akan bertanggungjawab untuk menyelia projek tersebut daripada mula hingga selesai. Apabila projek telah tamat, ketua dan pasukannya akan diraikan (selalunya melibatkan makanan). Ini juga dilakukan untuk memupuk sifat kepimpinan dan pengurusan masa di dalam diri setiap ahli pasukan, walau apa pun peranan kami.

Latihan dan sesi perkongsian

Dengan semangat untuk menggalakkan setiap orang untuk mencapai potensi terbaik, kami membuat keputusan untuk mendapatkan akaun Lynda.com untuk setiap orang dan merangka matlamat dan silibus latihan berdasarkan keperluan dan skil mereka. Hasilnya akan dinilai melalui siri-siri soal-jawab, pembentangan dan perbincangan senario. Walaupun kami mempunyai matlamat latihan untuk setiap ahli pasukan, sesi-sesi tersebut dijalankan dengan santai dan selalunya berakhir dengan jayanya.

Budaya

Budaya adalah keutamaan kami dalam menguruskan pasukan ini. Sewaktu proses pengambilan, kami akan memastikan bahawa individu terbabit memiliki budaya kerja yang bersesuaian dengan kami. Walau bagaimanapun, kami tidak hanya mengharapkan mereka untuk menyesuaikan diri, malahan kami juga menyediakan persekitaran kerja yang menyeronokkan dan selamat supaya mereka dapat mengecapi kejayaan, merasai kegagalan dan menjadi diri mereka sendiri.

Happy Things: Sesi perkongsian mingguan untuk kami berkongsi tentang apa yang membuatkan kami gembira dan bersyukur pada minggu yang lalu.

Constructs: Blog mikro berkenaan teknik HTML, CSS dan Javascript yang berguna, diuruskan oleh Jared.

Curated: Blog mikro yang menghargai rekaan, proses dan mereka dibelakangnya, diuruskan oleh Zana.

Blog dan media sosial: Setiap orang perku menulis blog secara bergilir dengan topik yang mereka gemari. Ada juga catatan blog yang berjaya mendapat lebih 11,000 tontonan setakat ini!

Faedah

Seperti mana syarikat-syarikat yang lain, kami menawarkan faedah yang menarik kepada ahli pasukan kami. Senarai di bawah cumalah sebahagian daripada ganjaran yang kami berikan kepada pasukan dan membuatkan mereka sedar betapa hebatnya mereka.

Keahlian gimnasium: 3 bulan keahlian – kegemaran Shaiful!

Seminar: Setiap ahli pasukan boleh mencadangkan apa-apa seminar industri atau bengkel yang mereka ingin hadiri daripada pihak pengurusan – dan kami biasanya membenarkan mereka pergi dan turut membayar untuk mereka!

Cuti bergaji tambahan berjumlah 2 minggu: Terpakai kepada mereka yang telah bekerja dengan Stampede lebih daripada 1 tahun.

Perjumpaan tahunan: termasuklah makanan, sesi jamming, parti LAN juga sesi jenaka dan gelak ketawa!

Kesimpulan

Secara jujurnya, banyak yang disenaraikan tidak diputuskan pada peringkat awal — dan dari semasa ke semasa kami sentiasa mencari jalan untuk menambah baik cara kami menguruskan pasukan kami. Walaupun kurang dari segi susun atur fizikal, pasukan kami sebenarnya sangat rapat dengan ketelusan yang kami latih (ini akan dikongsi dalam catatan blog seterusnya), kami sering mendapat maklum balas yang membina tentang bagaimana kami harus menguruskan pasukan kami dan syarikat jarak jauh ini dengan lebih baik.

Jadi jika anda mengambil keputusan untuk menubuhkan sebuah pasukan jarak jauh, pastikan minda anda sentiasa terbuka untuk sebarang maklum balas dan cadangan, belajar daripada orang lain dan terbuka untuk bereksperimen! Semoga berjaya!

shaza6

Percutian syarikat di Phuket beberapa tahun lepas


Artikel Asal

Working Remotely Part 1: Running a Remote Team

Leave A Reply

Your email address will not be published.